Sogn Vegteneste er et firma som driver med ulike vegtjenester, trafikkdirigering, skogrydding og andre tjenester knyttet til vegnettet i Sogn og Fjordane. Selskapet har 15 ansatte og kontor i Sogndal. De så behov for å få et bedre kvalitetssikringssystem og valgte derfor Kvalitetskontroll som er et styringssystem spesielt utviklet for bygg- og anleggsbransjen. Det hjelper dem å holde orden på HMS-arbeidet, men også veldig mye mer:

- Jeg er  glad for at vi fant dette systemet, for vi har mange ulike prosjekt for flere oppdragsgivere som Statnett, Statens vegvesen, Veidekke og Mesta. Vi har både langvarige og kortvarige oppdrag og Kvalitetskontroll gjør det mulig for oss å opprette prosjekter med prosjektnummer samt legge inn eksterne prosjektreferanser. Videre kan vi legge inn aktuell prosjektinformasjon som tegninger, sjekklister, arbeidsvarslingsplaner, HMS-/SHA- og YM-planer. Dette er  informasjon som alle som arbeider i prosjektet får tilgang til via nettbrett eller smarttelefon ute i felt, sier Andrine Midthjell som er kontorsjef og verneombud i Sogn Vegteneste.

- Vi bruker dette som et prosjektstyringsverktøy og har fått samlet all info om hvert enkelt prosjekt på ett sted.

Time- og avviksregistrering

Som en del av løsningen har systemet også en egen modul for timeregistrering og avviksregistrering.

- Hvis det oppstår en hendelse som ikke er i tråd med standardene eller dersom det skjer en uønsket hendelse, så melder vi dem inn. Da kan våre folk som er ute i felten melde avvik via appen og for eksempel ta et bilde med mobilen og legge ved som dokumentasjon. Jeg mottar  i kvalitetskontroll med varsel på epost og kan behandle det videre, forteller Midthjell.

- Det er like enkelt å registrere timer også, enten det er som lønnsgrunnlag eller grunnlag for en faktura. Timene føres hver dag, så da er det enkelt å holde oversikt.

Forenklet hverdag

I Sogn Vegteneste forteller de at det nye styringssystemet har vært med å forenkle hverdagen deres på en rekke områder.

- Vi har fått mye bedre oversikt over de ulike prosjektene våre. Jeg er også veldig glad i dokumenthåndteringsfunksjonen, for hvis noen mangler et dokument knyttet til et prosjekt, så kan jeg bare laste det opp, og da har alle tilgang, samtidig som all dokumentasjon er samlet på et sted.

Enkelt å bruke

Kvalitetskontroll er enkelt å bruke og de har lagd noen enkle beskrivelser for hvordan systemet settes opp på telefonen.

- Etter en liten halvtime hvor vi gjør nyansatte kjent med systemet, så kan de stort sett bruke det, for det er veldig enkelt og intuitivt, forklarer Midthjell.

- Vi er godt fornøyd med dette. Det er lett å opprette et prosjekt, det er lettvint å sende en prosjektplan til oppdragsgiver, HMS-planer kan vi opprette veldig enkelt og det er stor mulighet til å skreddersy systemet. Det ligger i tillegg mange maler i systemet for eksempel på planer som man enkelt kan tilpasse de ulike prosjektene. Videre ligger det også maler for ansettelseskontrakter, medarbeidersamtaler, personalhåndbok og et system som hjelper oss å holde orden på sykefraværet for å nevne noe, avslutter Midthjell.