Enkelte bedrifter går langt for å ruste seg mot den store digitaliseringsbølgen som har preget norsk næringsliv de siste årene. Nå skal den globale bedriften Jotun, med hovedkontor i Sandefjord, tilrettelegge nye teknologiske verktøy og setter sin lit til tre av sine ansatte for å gjennomføre prosjektet «Digital Workplace» i global skala.

— Det er utrolig spennende å være med på å sette sitt preg på organisasjonen gjennom et prosjekt som dette. Det viser hvor mye Jotun satser på kompetanseheving, sier Magnus Mackay som er ansatt som Digital Learning Manager i Jotun.

Skal jobbe smartere

Sammen med Christian Omvik, Group Intranet Manager i Jotun, og Marius Enge, Group IT Digital Workplace Manager, skal Mackay frem til mars neste år besøke Jotun-kontorer verden rundt for å sertifisere 170 lokale trenere. Disse skal videre trene 7500 kolleger i de nye digitale verktøyene lokalt. Målet er å forbedre administrative prosesser, og jobbe smartere på tvers av avdelinger og landegrenser.

— Vi er en stor organisasjon, og som alle andre store organisasjoner har vi mye administrativt arbeid på daglig basis. Ved å jobbe smartere håper vi å kunne frigjøre tiden til våre kolleger, samt effektivisere og forbedre arbeidsprosessene våre. De nye digitale verktøyene vil forenkle administrasjon, kommunikasjon og samhandling, fortsetter Mackay.

Fin trio

Jotun ansatte over tusen nye medarbeidere i fjor, og den gjennomsnittlige ansienniteten i konsernet er hele ni år. Bedriften utvikler seg stadig, og gir med det Christian Omvik, Marius Enge og Magnus Mackay mandat til å utvikle et opplæringsprogram for ansatte i digitale verktøy i bedriften.

— Min rolle i dette er først og fremst å kommunisere til mine kolleger hvorfor dette er så viktig, og ikke minst hvilke fordeler vi som bedrift har ved å implementere Microsoft Office 365 til våre ansatte. Vi har alle tre innsett, og fått tilbakemeldinger om viktigheten av dette prosjektet. Vi gjennomfører et «Train-the-Trainer»-opplæringsprogram som innebærer at vi lærer opp utvalgte lokale ressurser som videreformidler den digitale treningen i egen organisasjon, sier Christian Omvik.

Bruker interne ressurser

Både Mackay og Enge legger til at organisasjonen er avhengig av å jobbe smartere for å kunne konkurrere globalt. Derfor har de etablert et opplæringsprogram basert på Office 365 som tar for seg de mest grunnleggende verktøyene. Treningen ble prøvd ut i Norge tidligere i år, og rulles nå ut globalt. 

— Vi har fordelt de regionale kontorene mellom oss. Jeg har nylig vært i både Shanghai og Qingdao, mens Christian har vært i Sørøst-Asia. Magnus har vært i India og Dubai, og videre går turen til de største kontorene i Europa og Amerika. Vi gjør dette prosjektet fordi vi ser at det digitale landskapet forandrer hverdagen. Mennesker kommuniserer på en helt annen måte i dag enn tidligere, og vi ser at mange har en tendens til å adoptere teknologi raskere hjemme enn på arbeidsplassen. Det er vår oppgave å gjøre våre kolleger like teknologiske på jobb som på hjemmebane, sier Enge.

Fått gode tilbakemeldinger

De tre kollegene er alle stolte av å jobbe i Jotun. Gjennom hele prosjektet har de fått støtte og tillit, noe som har vært helt avgjørende for å kunne gjennomføre et så stort globalt prosjekt.

— Støtten og tilliten vi har fått fra konsernet har vært helt strålende. Vi har hatt et engasjement for dette, forsøkt forskjellige innfallsvinkler – og etter hvert kommet inn i riktig spor. Folk har vært positive, og alle ønsker å bidra og stille opp, sier Enge.

— Jeg syntes det er en tillitserklæring. Vi som jobber med kommunikasjon og samhandling, blir gitt muligheten til å utvikle en strategi og et program som er forankret i det Jotuns ansatte trenger. Vi får sjansen til å ta ansvar, og sette vårt preg på digital innovasjon i Jotun. Det er naturligvis noe som gjør oss stolte, og noe som gjør at jeg står opp om morgenen med et smil om munnen, legger Omvik til.

Satsingen på prosjektet «Digital Workplace» er et godt eksempel på hvordan Jotun gir sine ansatte mulighet til å sette sitt preg i en stor global organisasjon.

— Noe av det mest spennende med dette prosjektet er at vi tre møttes i et skjæringspunkt. Fordi vi fra ulike avdelinger med ulikt perspektiv visste at disse verktøyene hadde et stort potensial, så vi fordelen med et tverrfaglig samarbeid, og allerede har vi erfart at det har gitt oss et godt utgangspunkt i reisen vi nå har lagt ut på, avslutter en stolt Mackay.