- Kongsbergregionen er både et politisk og administrativt samarbeid mellom Kongsberg, Flesberg, Rollag, Nome og Uvdal, samt de tre Telemarkskommunene Notodden, Hjartdal og Tinn. Da vi fikk beskjed om at systemene vi hadde var i ferd med å fases ut, bestemte vi oss for å gå grundig til verks, slik at vi fikk gjort en skikkelig kartlegging av hvilke behov de nye systemene skulle dekke på oppvekstfeltet, sier daglig leder i Kongsbergregionen, Håvard Fossbakken.

En innovativ anskaffelsesprosess

I Kongsbergregionen valgte de å sette effektmål som sa noe om hvilke behov systemene skulle dekke, men lot leverandørene foreslå hvordan de skulle løses. 

- Dette kalles en innovativ anskaffelsesprosess, og er rett og slett en anskaffelsesprosess som er behovsbasert. Vi fortalte leverandørene hva vi hadde behov for og de kom tilbake til oss og presenterte hvilke løsninger de hadde, fortsetter Fossbakken.

Flere av leverandørene ble med langt inn i prosjektet, men det var IST som til slutt ble valgt.

- Vi satt poengscore på alle løsningene som leverandørene hadde og da vi talte opp var det IST som hadde flest poeng. Nå får vi en moderne løsning som virker på alle plattformer, systemene er fleksible så det skal være lett å implementere ny funksjonalitet. Systemene innebærer også en stor grad av effektivisering, for eksempel skal informasjon bare registreres en gang, sier han.

Et eksempel er barnehageopptaket som pleier å ta cirka 14 dager. Da de hadde et verksted, der de lærte å bruke den nye løsningen, var de ferdig med hele opptaket allerede til lunsj den første dagen.

Ble utfordret

Administrerende direktør Tove Torstensson i IST er svært fornøyd med at de ble valgt som leverandør:
- Da anbudet ble lyst ut var kravene til regionen utformet på en måte som utfordret oss. I stedet for å etterspørre funksjonalitet, etterspurte de en løsning på en ønsket situasjon. Ganske utfordrende for oss å besvare. Ikke fordi vi ikke vet, men helt enkelt fordi det er uvant. Vi måtte beskrive hvordan vi, med våre produkter og tjenester, kan bidra til at elevene i Kongsbergregionen kan få en bedre skole, hvordan lærerne og andre ansatte kan få en bedre arbeidshverdag med mer tid til kjernevirksomheten, samt hvordan innbyggerne kan få de beste tjenestene. Derfor var det veldig gledelig å oppdage at vi kunne tilby løsninger på omtrent alt det Kongsbergregionen ønsket å oppnå innenfor både administrasjon og læring, avslutter hun.